סיפור הצלחה - איך EZ Event עוזרת לקהילה
עמותת יהל״ם (Yahalom Foundation), עמותת הבוגרים של יחידת יהל״ם בחיל ההנדסה, מריצה מלגות, מפגשי בוגרים, פרויקט מנטורינג וערבים למשפחות. הצוות קטן, והאירועים רבים. עד לא מזמן כל אירוע כזה התנהל באותה שיטה: סקר בוואטסאפ, טופס גוגל, וגיליון שמישהו מצליב ביד. התחלנו מדבר אחד קטן, ובתוך חודש וחצי העמותה כבר הריצה ארבעה אירועים במערכת אחת.
גילוי נאות: אני, ישראל הייבלום, מייסד EZ-Event, בוגר יחידת יהל״ם וחבר בעמותה. לעמותות של בוגרי יחידות קרביות אנחנו נותנים את השירות מקצה לקצה על חשבוננו, וכך היה גם כאן.
מה אומרים בעמותה
"מאז שהתחלנו לעבוד עם EZ-Event, עברנו מטפסי גוגל מפוזרים לפלטפורמה מקצועית אחת, שבה כל אירוע מקבל דף הרשמה והזמנה ממותגים של העמותה. המערכת מאפשרת לנו לנהל במקום אחד את ההרשמות, אישורי ההגעה, השאלונים והמידע הלוגיסטי. אני ממליץ בחום על EZ-Event לכל עמותה, ארגון או קהילה המבקשים לנהל ולהפיק אירועים בצורה מקצועית, מסודרת ונוחה."
שניר רוזנפלד, מנכ״ל עמותת יהל״ם
מי העמותה
עמותת יהל״ם מלווה את בוגרי היחידה ואת המשפחות לאורך כל השנה. בגלל זה היא לא מריצה אירוע אחד גדול בשנה, אלא הרבה מפגשים קטנים, וכל אחד מהם עם קהל, רשימה ולוגיסטיקה משלו. את כל זה מנהל צוות של כמה אנשים בודדים.
לפני: סקר, טופס וגיליון
כל אירוע התחיל מאפס. הרשמה בטופס גוגל שמתפרסם בקבוצות וואטסאפ, אישורי הגעה בהודעות אישיות, ורשימה סופית שמישהו מרכיב ביד רגע לפני שמזמינים קייטרינג. אף אחד מהכלים האלה לא גרוע. הבעיה היא שכל אירוע בנה את הרשימה שלו מחדש, ושכל מי שלא ענה להודעה נשאר סימן שאלה עד הרגע האחרון.
מה הקמנו
לוח שיבוצים למראיינים. עוד לא אירוע.
שניר, מנכ״ל העמותה, ניסה לשבץ מראיינים לראיונות המלגה דרך סקר בוואטסאפ, וזה לא החזיק. העברנו את זה לרשימה שיתופית: כל מראיין נכנס לקישור, רואה מה כבר תפוס ובוחר לעצמו משבצת. בלי קובץ שעובר מיד ליד. זה אפילו לא היה אירוע, רק לוגיסטיקה שהפסיקה לגזול זמן.
סיור בוגרים בחברת הייטק: האירוע הראשון
ההרשמה כבר רצה בטופס גוגל שפורסם בקבוצות הוואטסאפ. בנינו דף אירוע ממותג, העלינו את הנרשמים מהטופס פנימה, ומשם המערכת לקחה את זה: אישורי הגעה בוואטסאפ, תזכורת בוואטסאפ, ולמי שלא הגיב לאף הודעה, שיחה קולית אוטומטית.
12 מתוך 64 הנרשמים לא ענו לאף הודעה. כמעט כולם ענו לשיחה הקולית, והרשימה נסגרה עם 52 מאשרי הגעה, לפני ההעברה הסופית לספק הקייטרינג.
מנהלת האירועים של העמותה הכתיבה בדיוק איך היא רוצה את הדף ואת שאלות הסקר, ושינינו תוך כדי. אחרי הערב יצא דף סיכום עם דרכי ההתקשרות לדוברים, כדי שהקשרים מהסיור לא ייעלמו למחרת.
ערב משפחות: הצוות כבר רואה הכל בעצמו
ערב למשפחות של העמותה. בנינו את דף האירוע, ומי שאחראית על הקשר עם המשפחות שלחה קישור הרשמה. המשפחות נרשמו ישירות מהדף. שלושה ימים לפני הערב יצאה תזכורת בוואטסאפ, ובבוקר האירוע SMS עם הוראות הגעה והודעה אישית.
ההבדל מהאירוע הראשון היה בצד של העמותה. אנחנו המשכנו ללוות ולתמוך, אבל מנהלת האירועים כבר הייתה רשומה במערכת. היא ראתה בעצמה את סטטוס ההגעה של כל נרשם, ייצאה רשימות לאקסל וצפתה בתשובות לסקרים, בלי לחכות לעדכון מאיתנו.
יום אחרי: סרטון, סקר ולקחים לאירוע הבא
מנהלת האירועים שלחה לנו תמונות מהערב, וערכנו מהן סרטון סיכום קצר. למחרת הוא יצא למשתתפים בהודעת וואטסאפ אחת, יחד עם סקר משוב. אחוז המענה לסקר היה גבוה, והתשובות נתנו לעמותה כלים לשפר את האירוע הבא. רשימת הנרשמים והנוכחות בפועל תאמו במדויק.
מה שכבר בנוי קדימה
עוד אירועים כבר יושבים במערכת: ערב חשיפה תעסוקתי לבוגרים, פתוח בהרשמה מראש, וערב סיום של פרויקט המנטורינג. לצדם, העמותה מריצה במערכת שני וובינרים לבוגרים: אחד על פיתוח קריירה, והשני על קנייה והשקעה חכמה בנדל״ן. אותו צוות, אותה מערכת, ובלי לבנות שום דבר מהתחלה.
דף אחד לכל האירועים
לעמותה יש גם דף משלה שמרכז את כל האירועים שלה. בוגר או משפחה שנכנסים לדף רואים מה פתוח להרשמה ונרשמים משם, והעמותה לא צריכה לפזר קישור נפרד לכל אירוע.
מה השתנה
הרשימה נבנית פעם אחת. מי שנרשם לאירוע אחד כבר נמצא במערכת לאירוע הבא.
אין יותר סימני שאלה. מי שלא עונה להודעות מקבל שיחה, והרשימה הסופית מוכנה לפני שמזמינים אוכל.
לצוות יש שקיפות מלאה. מנהלת האירועים רואה סטטוסים, מייצאת רשימות לאקסל וקוראת את הסקרים בעצמה, ואנחנו ממשיכים ללוות.
כל האירועים בדף אחד. במקום קישור נפרד לכל אירוע, יש דף אחד של העמותה שממנו נרשמים.
האירוע לא נגמר בערב. סרטון סיכום וסקר משוב יוצאים בהודעה אחת למחרת, והתשובות משפרות את האירוע הבא.
מה עמותות יכולות לקחת מזה
להתחיל ממשהו קטן. לוח שיבוצים או רשימת מתנדבים הם דרך טובה לבדוק מערכת חדשה, בלי לסכן אירוע.
לא לזרוק את מה שכבר עובד. אם יש נרשמים בטופס גוגל או באקסל, מייבאים אותם וממשיכים משם.
לתכנן את מי שלא עונה. בכל רשימה יש אחוז שמתעלם מהודעות. כדאי להחליט מראש מה עושים איתו: שיחה, SMS או תזכורת נוספת.
לסגור את האירוע בהודעה אחת. סרטון סיכום וסקר משוב שיוצאים יום אחרי שווים יותר מעשר הודעות בשבוע שאחרי, וזה גם הרגע שבו הכי קל לקבל תשובות.
לתת לצוות לראות בעצמו. כשמי שמנהלת את האירוע רואה את הסטטוסים ואת הרשימות בזמן אמת, היא לא צריכה לחכות לעדכון כדי לקבל החלטה.
מילה אישית
אני בוגר יחידת יהל״ם, יליד העוטף ותושב העוטף עד היום.
התמונה הזאת צולמה בטקס סיום המסלול שלי ביהל״ם, בתל עזקה, ב-2008. התל צופה על עמק האלה, המקום שבו לפי המסורת ניצח דוד את גוליית. מאז עברו כמעט עשרים שנה, ועכשיו, דרך EZ-Event, אני יכול לתת משהו בחזרה לעמותה של היחידה, לבוגרים ולמשפחות שהיא מלווה. מבחינתי אין זכות גדולה מזו. ישראל הייבלום, מייסד EZ-Event
איך זה עובד אצלנו
כל עמותה מקבלת ליווי אישי מהאירוע הראשון: דף אירוע ממותג, הזמנה, אישורי הגעה ותזכורות, וצוות שזמין לאורך כל הדרך. כל הפרטים על השירות לעמותות נמצאים בדף השירות.