אישורי הגעה אוטומטיים – המדריך המלא

בקצרה: אישורי הגעה אוטומטיים עובדים כמו משפך. כל מוזמן מקבל הזמנה אישית בוואטסאפ, המערכת מזהה מי ענה, וממשיכה לפנות רק למי שעדיין לא ענה, בכל פעם בערוץ אחר: וואטסאפ, SMS, ולבסוף שיחה קולית אוטומטית בשלושה סבבים. כל סבב יוצא לבד לפי הסטטוס של כל מוזמן, בלי שמישהו צריך לעבור על הרשימה. ב-EZ-Event האוטומציה הזו יודעת להגיע ל-100% מענה, ואנחנו מתחייבים ליותר מ-90%.

למה רוב המוזמנים לא עונים בפעם הראשונה

מוזמן שלא ענה בדרך כלל לא מתעלם מההזמנה בכוונה. הוא ראה אותה ביום עמוס, התכוון לבדוק ביומן ושכח. חלק לא פותחים הודעות ממספר עסקי, לחלק אין וואטסאפ, ויש כאלה שעונים רק לטלפון. הודעה אחת בערוץ אחד תמיד תשאיר חלק מהרשימה בלי תשובה. לכן התשובה היא לא לשלוח עוד הודעות לכולם, אלא לבנות תהליך שפונה לכל מוזמן בערוץ שהוא באמת עונה בו.

העיקרון: כל סבב פונה רק למי שעוד לא ענה

לכל מוזמן ברשימה יש סטטוס: מגיע, לא מגיע, עדיין לא יודע, או לא ענה. כל סבב נבנה מחדש מתוך הסטטוסים האלה:

• מי שענה "מגיע" או "לא מגיע" יוצא מהסבבים ולא מקבל יותר בקשות לאישור הגעה.

• מי שענה "עדיין לא יודע/ת" נכנס אוטומטית לסבב הבא.

• מי שלא ענה עובר לסבב הבא, ובשלב מסוים גם לערוץ הבא.

כך אפשר להריץ שבעה סבבים בלי להטריד אף אחד שכבר ענה, וזה מה שמאפשר להגיע לרשימה סגורה.

מתי להתחיל: לפי סוג האירוע

ככל שהאירוע גדול יותר ורשימת המוזמנים ארוכה יותר, צריך יותר זמן כדי להריץ את כל הסבבים ולהשאיר מרווח לסגירת מספרים מול האולם או הספקים.

הסבב הראשון: הזמנה עם כפתורים, או הזמנה עם טופס?

יש שתי דרכים לפתוח את התהליך, והבחירה ביניהן תלויה במה שהאירוע צריך לדעת.

הזמנה עם כפתורי תשובה

המוזמן מקבל הודעת וואטסאפ אישית עם שמו, תמונת ההזמנה, תאריך, שעה ומיקום, ושלושה כפתורים: מגיע/ה, לא מגיע/ה, עדיין לא יודע/ת. הוא עונה בלחיצה אחת בלי לצאת מהצ'אט. בסוף מוצג לו מספר האורחים שרשומים אצלו, עם קישור לשינוי אם צריך. זו הדרך המהירה ביותר לקבל תשובה.

ההזמנה הזו יכולה לצאת בחמש שפות: עברית, אנגלית, ספרדית, רוסית וערבית. שפת האירוע היא ברירת המחדל, ולכל רשימת דיוור אפשר להגדיר שפה אחרת. כך אפשר לשלוח לקרובים מחו"ל ברשימה נפרדת באנגלית, ולשאר המוזמנים בעברית.

הזמנה עם טופס אישור הגעה

ההודעה כוללת כפתור שפותח טופס אישי. בטופס המוזמן רואה את מספר האורחים שרשום אצלו, יכול להגדיל או להקטין אותו, ועונה על שאלות נוספות כמו מנה מיוחדת או הסעה. המוזמן כבר מזוהה, כך שאין צורך להקליד שם או טלפון.

הכלל: כשהאירוע צריך רק אישור הגעה, כשהזמן קצר, או כשחלק מהמוזמנים צריכים לקבל את ההזמנה בשפה אחרת, פותחים בהזמנה עם כפתורים. כשיש מידע נוסף שחייבים לאסוף, ומתחילים חודש לפני האירוע או יותר, פותחים בטופס.

המשפך המלא, סבב אחרי סבב

אף סבב לא מופעל ידנית. המערכת יודעת מתי להוציא כל סבב ולמי, לפי הסטטוס העדכני של כל מוזמן ברגע השליחה.

שיחה קולית אוטומטית: הסבב שסוגר את הרשימה

יש מוזמנים שלא עונים להודעות כתובות, בעיקר אנשים מבוגרים, אבל כן עונים לטלפון. בשיחה הקולית סוכן אוטומטי מקריא את ההזמנה בקול טבעי, והמוזמן עונה במקשים:

• 0: לא מגיע.

• 1 עד 9: מגיע, והמספר שהוקש הוא מספר האורחים.

התשובה נרשמת מיד ברשימה, כולל מספר האורחים.

מוזמן שלא ענה לשיחה מקבל מיד הודעה שניסינו להשיג אותו, עם קישור לאישור הגעה. כך מי שלא יכול היה לענות לטלפון באותו רגע מאשר בלחיצה, ולא מחכה לסבב הבא. מי שעדיין לא ענה מקבל ניסיון נוסף, עד שלושה סבבים של שיחות.

מה קורה כשהודעה לא מגיעה

על כל הודעה שיוצאת המערכת בודקת אם היא נמסרה ליעד. כשהודעה לא נמסרה, המערכת מתריעה, והמוזמן מקבל בסבב הבא הודעה בערוץ אחר. הודעת וואטסאפ שלא נמסרה בדרך כלל תגיע ב-SMS, ואם גם SMS לא עבר, השיחה הקולית תגיע. מספר שלא עבר באף ערוץ מסומן לבדיקה, כך שבעל האירוע יודע בדיוק אילו מספרים צריך לתקן.

כל ההודעות יוצאות מערוצים רשמיים בלבד: וואטסאפ עסקי רשמי ממספר העסק המאומת של EZ-Event, ו-SMS דרך ספק רשמי. ההודעות האלה הן אישורי הגעה ולא שיווק, ומוזמן שענה מפסיק לקבל בקשות לאישור.

מעקב: מה רואים בדשבורד

אוטומציה אמינה היא אוטומציה שרואים מה קורה בה. בדשבורד אפשר לראות:

• לכל האירוע: סיכום תגובות לפי סטטוס (אישרו, אולי, לא מגיעים, טרם ענו), בשתי יחידות: רשומות, כלומר כל הזמנה שיצאה, למשל משפחה, ומוזמנים, כלומר מספר האנשים בפועל.

• לכל מוזמן: סטטוס אישור ההגעה, מספר האורחים, האם כל הודעה נמסרה, האם הודעת הוואטסאפ נקראה, האם ההזמנה נפתחה, וכל ביקור בדף האירוע.

• לכל סבב: למי הוא יצא, כמה הודעות נמסרו, כמה נקראו וכמה תשובות הוא הביא.

כך אפשר להבחין בין מוזמן שקרא ועדיין לא החליט לבין מספר שההודעה לא הגיעה אליו בכלל, ולראות בכל רגע איפה הרשימה עומדת.

אחרי האישור: דף האירוע, שינוי תשובה ומתנה

כל מוזמן שאישר מקבל הודעת אישור עם קישור לדף האירוע. בדף יש את כל הפרטים, ואפשר לשנות בו את התשובה או את מספר האורחים בכל שלב, בלי להתקשר לאף אחד.

אפשר גם לחבר לדף האירוע אפשרות לתת מתנה בהעברה: ביט ופייבוקס ללא עמלה, ואפילו תשלום בכרטיס אשראי.

תזכורות ויום האירוע

יום לפני האירוע יוצאת תזכורת בוואטסאפ לכל מי שאישר. ביום האירוע עצמו כל אורח מקבל הודעה אישית עם מספר השולחן שלו ושיבוץ ההסעה אם יש. כך הכניסה לאירוע זורמת יותר, ופחות אורחים שואלים איפה הם יושבים.

אחרי האירוע: תודה ואלבום

אחרי האירוע יוצאת הודעת תודה לאורחים שאישרו הגעה, ואפשר לצרף אליה אלבום תמונות מהאירוע. את קהל היעד של ההודעה אפשר לשנות לפי הצורך.

מה זה אומר במספרים

כשכל סבב פונה רק למי שחסר, ועובר לערוץ אחר כשההודעה לא עבדה, הרשימה נסגרת כמעט לגמרי. האוטומציה של EZ-Event יודעת להגיע ל-100% מענה, ואנחנו מתחייבים ליותר מ-90% מענה.

השוואה: ידני, מוקד טלפני או אוטומציה מלאה

7 שאלות לשאול כל ספק אישורי הגעה

1. האם כל סבב פונה רק למי שלא ענה, או שוב לכל הרשימה?

2. אילו ערוצים יש, ובאיזה סדר הם מופעלים?

3. האם ההודעות יוצאות מוואטסאפ עסקי רשמי ומספק SMS רשמי?

4. האם רואים לכל הודעה אם היא נמסרה ונקראה?

5. מה קורה כשהודעה לא מגיעה ליעד?

6. האם מוזמן יכול לשנות את התשובה ואת מספר האורחים בעצמו?

7. האם יש התחייבות לשיעור מענה?

שאלות נפוצות

כמה זמן לפני האירוע מתחילים אישורי הגעה?

לחתונה כחודש לפני, לבר או בת מצווה שבועיים עד שלושה שבועות לפני, וליום הולדת כשבוע לפני.

מה קורה עם מוזמן שענה "עדיין לא יודע/ת"?

הוא נכנס אוטומטית לסבב הבא, עד שהוא עונה "מגיע" או "לא מגיע".

מוזמן שכבר ענה ימשיך לקבל הודעות?

הוא לא יקבל יותר בקשות לאישור הגעה. מי שאישר יקבל רק תזכורת יום לפני והודעה ביום האירוע.

מה אם למוזמן אין וואטסאפ?

הוא יקבל SMS עם קישור אישי, ואם לא יענה גם לזה, שיחה קולית אוטומטית.

איך עונים בשיחה הקולית?

מקישים 0 אם לא מגיעים, או מספר בין 1 ל-9 לפי כמות האורחים שמגיעים. מי שלא ענה לשיחה מקבל אחריה הודעה עם קישור לאישור.

מאיזה מספר ההודעות יוצאות?

ממספר הוואטסאפ העסקי הרשמי של EZ-Event, ו-SMS דרך ספק רשמי.

אפשר לשנות תשובה אחרי שאישרתי?

כן. הקישור בהודעת האישור מוביל לדף האירוע, ושם אפשר לעדכן את הסטטוס ואת מספר האורחים.

אפשר לשלוח את ההזמנה למוזמנים שלא מדברים עברית?

כן. הזמנת הוואטסאפ עם כפתורי התשובה יוצאת בעברית, אנגלית, ספרדית, רוסית או ערבית. מחלקים את המוזמנים לרשימות דיוור, וקובעים לכל רשימה את השפה שלה. דף האירוע נשאר בשפה העיקרית של האירוע.

לא בטוחים מאיפה להתחיל?

צריכים ייעוץ לגבי האירוע שלכם, או רוצים לראות איך התהליך ייראה אצלכם? כתבו לנו בוואטסאפ, ונעזור לכם לבנות את תהליך אישורי ההגעה שמתאים לאירוע.