ערב גיבוש ל-150 עובדים בקישור אחד
ועד מחוז דרום של שירות התעסוקה הפיק ערב גיבוש לכל חברי הצוות, יותר מ-150 משתתפים. בפעמים הקודמות זה התנהל בסקר בוואטסאפ, במיילים, בטופס גוגל נפרד לשאלות על האוכל, ובאקסל שמישהי הצליבה ביד. הפעם היו״ר שלחה קישור אחד, וכל השאר קרה בדף אירוע אחד, חי וממותג.
מי הלקוח
ועד העובדים של מחוז דרום בשירות התעסוקה. ערב הגיבוש הוא אירוע לכל חברי הצוות במחוז, והוא מופץ בערוצים שכבר קיימים בארגון: קבוצת הוואטסאפ של המחוז ותפוצת המייל הארגונית.
לפני: סקר, מיילים, טופס ואקסל
סקר בקבוצת הוואטסאפ, ובמקביל מיילים למי שלא ראה.
מי שלא ענה בסקר שלח תשובה בפרטי, והתשובות התפזרו בשלושה מקומות.
טופס גוגל נפרד בשביל העדפות אוכל. עוד מקום לאסוף ממנו.
הכל התכנס לאקסל שמישהי מילאה ביד, וזה התבלגן כל פעם מחדש.
אף אחד לא ידע באמת כמה אנשים מגיעים.
מה הקמנו
דף אחד לכל הערב
שעה, מיקום, ניווט ותוכנית, בדף שנפתח בטלפון בשנייה. הדף וההזמנה עוצבו בזהות של הארגון, כך שהאירוע נראה כמו אירוע שלהם ולא כמו עוד טופס.
שאלות משלכם בהרשמה
בשרי, צמחוני או טבעוני. כל משתתף סימן את הבחירה שלו באותו רגע שאישר הגעה, וטופס הגוגל הנפרד ירד.
אישורי הגעה במקום סקר
כל אישור נכנס ישר לרשימה אחת. אין מה להצליב ואין מה לספור.
תזכורת יום לפני
תזכורת בוואטסאפ עם השעה והכתובת יצאה אוטומטית יום לפני הערב.
רץ איפה שהעובדים כבר נמצאים
אותו קישור עבד בקבוצת הוואטסאפ של המחוז ובתפוצת המייל הארגונית. לא היה צריך להוריד אפליקציה או לפתוח חשבון.
מה עשינו אנחנו
את התוכן כתבנו לפי ההנחיות של היו״ר, ואת ההזמנה עיצבנו עם הלוגו של הארגון. גם את ההרשמות, התזכורות והעדכונים בדף במהלך הדרך לקחנו עלינו. מצד הוועד, מה שנדרש היה לשלוח קישור.
דף חי שמתעדכן לפי האירוע
הקישור ששלחה היו״ר לא היה הזמנה סטטית. זה דף חי, שהתוכן שלו משתנה לפי השלב של האירוע, וכל מי שנכנס אליו רואה את מה שרלוונטי לו באותו רגע.
לפני: פרטי הערב, אישור הגעה ובחירת מנה, הכל בדף אחד.
כמה ימים לפני: הדף מתעדכן לקראת הערב. שעה, כתובת, ניווט ותוכנית מעודכנת, והתזכורת בוואטסאפ מחזירה בדיוק לאותו דף.
אחרי: אותו דף יכול להמשיך לעבוד. תודה למשתתפים, תמונות מהערב וסקר משוב, בקישור שכולם כבר שמרו.
המשתתפים שומרים קישור אחד, ולא צריכים לחפש הודעה ישנה בקבוצה כדי לבדוק מה השעה או איך מגיעים.
מה השתנה
אין יותר רדיפה אחרי תשובות. אין סקר, אין הודעות פרטיות ואין גיליון לתחזק.
רשימה אחת שמתעדכנת לבד. מי אישר, מי עוד לא, ומה כל אחד אוכל.
המספרים החזיקו. מי שאישר במערכת הוא מי שהגיע בפועל.
מה מי שמארגן אירוע עובדים יכול לקחת מזה
לרכז את כל השאלות בהרשמה אחת. כל טופס נוסף, לאוכל, להסעה או למידות חולצה, הוא עוד מקום לאסוף ממנו ועוד אנשים שלא ימלאו. כשהשאלות יושבות באישור ההגעה עצמו, עונים עליהן פעם אחת.
להפיץ בערוצים הקיימים. לא צריך להעביר עובדים לפלטפורמה חדשה. קישור אחד שעובד גם בוואטסאפ וגם במייל מגיע לכולם.
להחליט מראש על תזכורת. תזכורת אחת, יום לפני, עם שעה וכתובת, חוסכת את השאלות של הרגע האחרון.
קישור אחד לכל אורך הדרך. כשהדף מתעדכן במקום לשלוח עוד הודעה, אף אחד לא מפספס שינוי ברגע האחרון.
שהאירוע ייראה כמו שלכם. דף בזהות של הארגון משדר שזה אירוע שהשקיעו בו, לא עוד הודעה בקבוצה.
לא רק ערב גיבוש
אותו קונספט עובד לכל אירוע שארגון מפיק לעובדים שלו, ותמיד בזהות של הארגון: הלוגו, הצבעים והשפה שלכם.
נופש חברה: הרשמה ושאלות על הסעות ותזונה לפני, לו״ז ונקודות מפגש שמתעדכנים לקראת היציאה, ותמונות מהנופש אחרי.
ערב גיבוש ויום כיף: אישורי הגעה, בחירת מנה או פעילות, ותזכורת עם כל הפרטים.
אירוע חברה: הרמת כוסית לחג, ערב הוקרה או אירוע סוף שנה, בהזמנה שנראית כמו הארגון.
אירוע השקה: הרשמה לפני, הוראות הגעה ותוכנית לקראת, ואחרי סיכום ההשקה למי שהגיע וגם למי שלא.
כנס ויום עיון פנימי: תוכנית ודוברים שמתעדכנים בדף, ואחרי חומרים וסיכום באותו מקום.
פרטיות ואבטחת מידע
אירוע עובדים הוא גם רשימה של עובדים: שמות, טלפונים, ולפעמים העדפות תזונה. ארגון צריך לדעת שהמידע הזה מוחזק כמו שצריך.
לפי חוק הגנת הפרטיות. EZ-Event פועלת לפי חוק הגנת הפרטיות בישראל.
מותאמים לעקרונות ה-GDPR. בכל מה שנוגע לחשיפת מידע, אוספים רק את מה שהאירוע באמת צריך, והמידע נחשף רק למי שצריך אותו.
שיחה מקצועית מול ה-IT. כשהארגון צריך אישור של גורמי ה-IT או אבטחת המידע לפני שעובדים עם כלי חיצוני, אנחנו מדברים איתם ישירות ועונים על השאלות שלהם. ככה הוועד לא צריך לתווך שאלות טכניות, והאירוע לא נתקע.
מה אמרה היו״ר
עכשיו כשערב הגיבוש מאחורינו, רציתי להגיד לכם תודה על השירות האדיב והמערכת, בזכותם אירגון אירוע ערב הגיבוש של שירות התעסוקה היה פשוט מושלם ופשוט יותר. המערכת נגישה, חכמה ומדויקת, וניהול אישורי ההגעה עבד בצורה חלקה. תודה רבה על העזרה, הנכונות ועל הכל.
חני לוי, יו״ר ועד מחוז דרום, שירות התעסוקה
רוצים אירוע כזה גם אצלכם?
מארגנים נופש, ערב גיבוש או אירוע חברה, ורוצים דף כזה מותאם לצרכים ולזהות של הארגון שלכם? דברו איתנו בוואטסאפ. ניקח מכם את כל החלק הזה, מהדף וההזמנה ועד אישורי ההגעה והתזכורות, ונחסוך לכם את הזמן.